Trainyourtemps

Hoe wordt het budget bepaald voor jouw uitzendbedrijf?

Uitzendbedrijven dragen 0,4% van hun brutoloonmassa af aan het Sociaal Fonds, dat bedrag zal je zelf jaarlijks moeten inschatten in de applicatie. Het daarop volgende jaar zal het Sociaal Fonds een controle doorvoeren of dit bedrag wel degelijk klopt en mogelijks een correctie doorvoeren.

Wanneer vindt de controle van het budget en de uitbetaling plaats?

Dossiers mogen tot en met 30 juni van het daarop volgende jaar ingediend worden. De controles op het budget worden in de zomerperiode systematisch uitgevoerd, in de loop van de maand september is een uitbetaling voorzien door het Sociaal Fonds.

Is er nog ruimte om extra dossiers in te dienen in 2024 voor het jaar 2023 (als er bijvoorbeeld te weinig is ingediend)?

Ja, als blijkt dat er, na controle van het budget door het Sociaal Fonds, een saldo kan overgezet worden naar het 2^de jaar van de referteperiode van een CAO, dan kan je extra dossiers indienen in dat 2^de jaar.

Ik heb teveel dossiers ingediend in vergelijking met mijn beschikbare budget. Kan ik deze dossiers laten uitbetalen met de middelen van het daaropvolgende opleidingsjaar?

Ja, dat kan je doen, zolang het binnen dezelfde referteperiode is. Bijvoorbeeld: je hebt ingediend voor 150.000 EUR en hebt voor jaar 1 maar recht op 100.000 EUR. Je zal dan ook maar 100.000 EUR krijgen bij de eerste betaling na jaar 1. Maar, de teveel ingediende dossiers zijn niet verloren. Op je dashboard in Trainyourtemps (Budgetten en bedrijfsinformatie) zal een melding komen van je saldo. In ons voorbeeld is dat -50.000 EUR. Je moet dan zelf wel nog een inschatting maken voor je beschikbare budget in jaar 2 (rekening houdende met je saldo). Het teveel aan dossiers uit jaar 1, wordt dan dus gefinancierd met je goedgekeurd budget uit jaar 2. Let wel: dit kan je niet doen voor jaren die buiten de referteperiode (CAO) vallen.

Kan je met het trekkingsrecht ook opleidingen van jobstudenten financieren?

Neen, omdat je voor jobstudenten geen bijdrage afstaat van 0,4% aan het Sociaal Fonds voor Uitzendkrachten voor het individueel trekkingsrecht. 

Wat is het maximum bedrag dat je kan recupereren?

Er zijn verschillende maxima vastgelegd in overleg met de sociale partners. In 2023 zijn de bedragen verhoogd met 10%. Concreet betekent dit dat je een maximum uurloon van 12,7 EUR kan terugvorderen (vermenigvuldigd met 1,5), het maximum loon per dag ligt vast op 152,9 EUR. Wat de kosten voor externe opleiding betreft, bedraagt het maximum 248,6 EUR/dag. Tot slot is er ook een maximale teruggave per opleiding per uitzendkracht: 2.310 EUR.

Hoe log je in het syteem?

Per uitzendbedrijf heb je 2 soorten logins: een dossierbeheerder kan alles beheren (indienen dossier, budget bepalen, bedrijfsinformatie aanpassen), een dossieraanvrager kan enkel dossiers indienen in het systeem (geen budget bepalen of bedrijfsinformatie aanpassen). Het volstaat om een login aan te vragen via trainyourtemps@remove-this.travi.remove-this.be , je krijgt van Travi ook een paswoord. Je kan ook steeds je paswoord aanpassen indien gewenst. Dat doe je door op je login te klikken (rechts bovenaan) en dan op ‘Wachtwoord wijzigen’.

Kan je met 1 login of e-mailadres meerdere uitzendbedrijven beheren?

Neen, dat kan niet. Als je toch meerdere uitzendbedrijven wil beheren, zal je aparte e-mailadressen moeten aanmaken en hiervoor telkens een paswoord aanvragen. 

Zijn alle kenmerken van een deelnemer verplicht (bv geslacht, leeftijdsgroep, opleidingsgraad, ...)? Is dit niet GDPR gevoelig?

Ja, deze gegevens hebben we nodig om statistische redenen, om zicht te hebben op de profielen van uitzendrachten. Er is een privacy-verklaring voorzien in de applicatie die uitlegt waarom deze gegevens noodzakelijk zijn.

Mogen dossiers nog op de oude manier doorgestuurd worden?

Opleidingsdossiers tot eind 2022 voor de huidige CAO 2021-2022 mogen nog op de oude wijze doorgestuurd worden (op papier). Opleidingen vanaf 1/1/2023 kunnen enkel via de online applicatie ingediend worden.

Kan je ook loonbrieven en facturen toevoegen bij het in bulk opladen?

Ja, een loonfiche (verplicht bij zowel on-the-job opleiding als externe opleiding) en een factuur (enkel verplicht bij externe opleidingen) zijn 2 vereiste documenten, beide kunnen in bulk opgeladen worden.

Is er geen handtekening meer nodig van de uitzendkrachten?

Neen, vanaf 2023 valt deze verplichting weg. Wel vragen we het e-mailadres van de uitzendkracht op voor eventuele controle.

Wat is het verschil tussen V1, V2, V3 en de 2 nieuwe opleidingsvormen (on-the-job en extern)?

V1 (opleiding door vaste medewerker van het bedrijf) en V2 (opleiding door uitzendkantoor) = "opleiding on-the-job", V3 = externe opleiding. Vanaf 2023 spreken we enkel nog van on-the-job opleidingen of externe opleidingen.

Is de loonfiche het enige bewijs dat telt?

Ja, je hoeft dus niet langer loonfiche én contract op te laden. Voor externe opleidingen moet je daarnaast ook een factuur opladen.

Wat is het maximaal aantal dagen bij on-the-job opleiding?

Er is geen beperking in de duur van de opleiding, wel in het opleidingsbudget (maximum 12,70€ bruto / uur * 1,5 met maximum 152,90€ per dag, voor de externe opleiding maximum 248,60€ per opleidingsdag). Wel is het belangrijk om het reële loon aan te vullen, het systeem maakt zelf de berekening van het bedrag waarop jullie recht hebben (afroming).

Mag je vanuit GDPR-oogpunt legaal onze uitzendkrachten per e-mail benaderen zonder hun toestemming om opleidingsinformatie op te vragen?

Met de opstart van de Trainyourtemps online applicatie, is er geen handtekening meer nodig om de deelname van de uitzendkracht aan de opleiding te bewijzen. Om eventuele fraude op te sporen, vraagt Travi daarom het e-mailadres van de uitzendkracht die de opleiding genoot, zodat bij vermoeden van fraude, de uitzendkrachten alsnog kunnen worden aangesproken.

E-mailadressen behoren tot de ‘gewone’ persoonsgegevens en kunnen worden verwerkt via de rechtsgrond van gerechtvaardigd belang. Het beheer van de opleidingen in het kader van de individuele trekkingsrechten valt hieronder.

Om te voldoen aan het finaliteitsbeginsel, evenredigheidsbeginsel en vooral transparantiebeginsel uit de GDPR-wetgeving is het wel belangrijk dat de uitzendkantoren hierover transparant communiceren naar hun medewerkers door dit in hun privacy policy op te nemen.

• Finaliteit: waarom deze gegevens worden verzameld en gedeeld met een derde (hetzij Travi als opleidingsfonds)  = om het beheer van individuele trekkingsrechten inzake opleiding te verzekeren (eveneens in belang van werknemer).
• Evenredigheid: de verwerking van het emailadres is proportioneel t.a.v. het doel
• Transparantie: de werknemers worden ingelicht van de verwerking & het doel daarvan.

Wanneer kan een externe opleiding plaatsvinden? Bij opstart of later?

Externe opleiding kan ook na de opstart gevolgd worden.

Bij bulk opladen: welke benaming voor de documenten gebruiken, vb loonfiche / factuur?

Bij het in bulk opladen is het inderdaad van belang om de loonfiches en de facturen correct te benoemen.  Voor de loonfices gebruik je een ID uzk, vb 154879, underscore en dan een cijfer naar keuze. Dus een correcte benaming zou in dit geval zijn: 154879_1. Factuurnummer = dossiernummer (File ID). Deze regel geldt niet wanneer je documenten één per één manueel oplaadt in het systeem, dan kan je zelf de benaming van het document kiezen.  

Waarvoor heeft Travi de e-mailadressen van uitzendkrachten nodig?

Mocht er een vermoeden zijn van potentiële fraude, dan kan de uitzendkracht hierover gecontacteerd worden.

Wat gebeurt er als we teveel dossiers hebben ingediend?

Mocht je in jaar 1 teveel dossiers hebben ingediend, dan kan je die nog overzetten naar jaar 2 van de lopende CAO-periode.

Wat gebeurt er als een dossier afgekeurd wordt?

Als een dossier wordt afgekeurd, dan ontvang je een automatische mail hierover met de reden van afkeuring. Dit is ook steeds te raadplegen in de applicatie zelf door op de ‘Nota’ te klikken in het tabblad ‘Dossiers’.

Hoe wordt een opleidingsnummer in de CSV aangemaakt?

In de CSV moet je zelf een nummer aanmaken, als sleutel om de opleiding-CSV te linken aan de CSV met data van uitzendkrachten. In de applicatie zelf wordt er wel een automatisch opleidingsnummer aangemaakt.

Waar en vanaf wanneer vinden we een voorbeeld van de template voor bulk upload? (CSV file)

Op onze site plaatsen we een voorbeeld van de 2 templates (1 voor de data van opleidingen, 1 voor de data van de uitzendkrachten die hieraan gekoppeld worden),  daarnaast kan je die ook downloaden in de applicatie zelf (vanaf januari 2023).

Mogen we eigen Excel-file gebruiken?

Neen, vanaf 2023 ofwel manueel dossiers indienen, ofwel in bulk met behulp van de 2 CSV files.

Als we met CSV gaan opladen, hoe zien we het totaal bedrag waarvoor we hebben ingediend?

Eens de CSV’s succesvol zijn opgeladen, zal je via je dashboard in de online applicatie kunnen nagaan aan welk budget je zit.

Waarom werd er geen link gemaakt met DMFA?

Uit budgettaire noodzaak, is de keuze gemaakt om in deze eerste versie geen linken te leggen met andere databanken.

Hoe duid je de nationaliteit van een uitzendkracht aan in de CSV file?

Download hier de volledige lijst met afkortingen per land. De tabel bevat ook de benamingen van ieder bestaand land in het Nederlands en Frans.

Moeten we specifieke benamingen aan de loonfiches en de facturen geven zodat ze succesvol opgeladen kunnen worden?

Bij het in bulk opladen is het inderdaad van belang om de loonfiches en de facturen correct te benoemen.  Voor de loonfices bebruik je een ID uitzendkracht, vb 154879, underscore en dan een cijfer naar keuze. Dus een correcte benaming zou in dit geval zijn: 154879_1. Factuurnummer = dossiernummer. Deze regel geldt niet wanneer je documenten één per één manueel oplaadt in het systeem, dan kan je zelf de benaming van het document kiezen.