Trainyourtemps est la toute nouvelle application en ligne de Travi pour les entreprises de travail intérimaire. Elle vous permet de gérer votre propre budget pour la formation des intérimaires (le fameux droit de tirage individuel), de manière structurée et claire.
Désormais, vous pouvez soumettre 2 types de formation : la formation sur le lieu de travail (on the job) et la formation externe. En tant qu'agence d’intérim, vous pouvez soit remplir les dossiers un par un manuellement dans le système, soit télécharger les données en masse via un fichier CSV.
Le 22 septembre 2022, Travi a organisé un webinaire pour annoncer ce nouveau système aux agences d’intérim. Il vous est possible de le revisionner au bas de cette page.
Vous trouverez également de courtes vidéos explicatives sur les différentes étapes à suivre. Enfin, de nombreuses FAQ répondent à bons nombres de questions que vous pourriez vous poser.
Si vous avez d’autres questions, ou si un gestionnaire de dossier n'a pas encore été désigné au sein de votre enseigne, veuillez envoyer un e-mail à trainyourtemps@travi.be.
Pourquoi utiliser l'application en ligne Trainyourtemps ?
On vous donne 3 arguments dans cette courte vidéo !
Budget
Comment le budget octroyé à une agence d'intérim est-il calculé?
Les agences d'intérim cotisent à raison de 0,4% du montant de leur masse salariale brute au Fonds social. Chaque agence devra estimer ce montant chaque année dans l'application. L’année suivante, le Fonds social vérifiera si ce montant est correct et procédera éventuellement à une correction.
Y a-t-il une possibilité pour soumettre des dossiers supplémentaires en 2024 pour l’année 2023 (par exemple, si le nombre de dossiers soumis est en dessous du montant disponible)?
Oui, s’il s’avère que, après vérification du budget par le Fonds social, un solde peut être transféré à la 2e année de la période de référence de la CCT, vous pouvez soumettre des dossiers supplémentaires au cours de cette 2e année.
J'ai soumis trop de dossiers par rapport à mon budget disponible. Puis-je obtenir un remboursement de ces dossiers avec les budgets de l'année suivante ?
Oui, vous pouvez le faire, tant que cela reste dans la même période de référence. Par exemple : vous avez soumis une demande pour 150 000 EUR, mais vous n'avez droit qu'à 100 000 EUR pour la première année. Vous ne recevrez donc que 100 000 EUR lors du premier paiement après l'année 1. Cependant, les dossiers soumis en excédent ne sont pas perdus. Sur votre tableau de bord dans Trainyourtemps (budgets et informations sur l'entreprise), une notification concernant votre solde apparaîtra. Dans notre exemple, il s'agit de -50 000 EUR. Vous devrez alors faire vous-même une estimation de votre budget disponible pour l'année 2 (en tenant compte de votre solde). L'excédent des dossiers de l'année 1 sera donc financé par votre budget approuvé pour l'année 2. Attention : cela ne peut pas être fait pour les années qui dépassent la période de référence (CCT).
Quel est le montant maximum que vous pouvez récupérer ?
Différents plafonds ont été fixés en concertation avec les partenaires sociaux. En 2023, les montants ont été augmentés de 10 %. Concrètement, cela signifie que vous pouvez récupérer un salaire horaire maximal de 12,7 euros (multiplié par 1,5), le salaire journalier maximal étant fixé à 152,9 euros. Quant aux coûts de formation externe, le maximum est de 248,6 euros/jour. Enfin, il existe également un remboursement maximal par formation et par travailleur temporaire qui est de 2 310 euros.
Gestion de dossier
Comment se connecter au système ?
Par agence de travail intérimaire, vous disposez de 2 types de login :
- Un login pour le gestionnaire de dossier qui peut tout gérer (soumettre un dossier, déterminer le budget, adapter les informations relatives à l'entreprise) ;
- Un login pour le demandeur de dossier qui peut uniquement soumettre des dossiers dans le système (ne pas déterminer le budget ni adapter les informations relatives à l'entreprise).
Pour les obtenir, il vous suffit d’en faire la demande via trainyourtemps@travi.be. Vous recevrez également un mot de passe de Travi.
Vous aurez la possibilité de modifier votre mot de passe si vous le souhaitez. Pour ce faire, cliquez sur votre login (en haut à droite) et ensuite sur "Modifier le mot de passe".
Toutes les données d’un participant sont-elles obligatoires (sexe - âge - niveau d'étude, p. ex.) ? Le RGPD est-il respecté?
Oui, nous avons besoin de ces données à des fins statistiques, afin de connaître les profils des intérimaires. Une déclaration de confidentialité qui explique pourquoi ces données sont nécessaires, est fournie dans l’application.
Est-il toujours possible de transmettre les fichiers via l'ancien système?
Les dossiers de formations ayant eu lieu jusque fin 2022, pour la CCT 2021-2022 en cours, peuvent toujours être transmis via l’ancienne façon (sur papier). Les dossiers pour les formations mises en places à partir du 1/1/2023 ne peuvent être soumis que via la demande en ligne.
Est-il possible d'ajouter des fiches de paie et des factures lors du chargement des dossiers en masse dans le système?
Oui, une fiche de paie (obligatoire pour la formation on-the-job et la formation externe) et une facture (obligatoire uniquement pour la formation externe) sont 2 documents obligatoires. Les deux peuvent être chargés en masse.
Quelle est la différence entre V1, V2, V3 et les 2 nouvelles appellations des formations (on-the-job et externe)?
V1 (formation par un travailleur fixe de l’entreprise) et V2 (formation par l'agence d’intérim) = « formations on-the-job », V3 = formation externe. A partir de 2023, on ne parlera plus que de formation sur le lieu de travail / "on-the-job"ou de formation externe.
Quel est le nombre maximal de jours de formation pour une formation on-the-job?
Il n’y a pas de limitation dans la durée de la formation, mais bien dans le budget de formation (maximum 12,70€ brut/heure * 1,5 avec un maximum de 152,90€ par jour. Pour la formation externe maximum 248,60€ par jour de formation). Cependant, il est important de compléter le salaire réel dans l'application, le système calcule lui-même le montant auquel vous avez droit.
Dans le cas du téléchargement des dossiers en masse, quel nom utiliser pour les documents? Par exemple fiche de paie / facture ?
Lors du téléchargement en masse, il est en effet important de nommer correctement les fiches de paie et les factures. Pour les fiches de paie, vous utilisez un ID uzk, par exemple 154879, un trait de soulignement et ensuite un numéro de votre choix. Donc une dénomination correcte dans ce cas serait : 154879_1. Numéro de facture = numéro de dossier (File ID). Cette règle ne s'applique pas lorsque vous téléchargez manuellement les documents dans le système, un par un, et que vous pouvez ensuite choisir vous-même la dénomination du document.
Questions relatives aux fichiers CSV
Où et à partir de quand pourrons-nous trouver un exemple de modèle de téléchargement en masse ? (fichier CSV)
Sur notre site, un exemple des 2 modèles est disponible (1 pour les données de formation, 1 pour les données des travailleurs intérimaires qui y sont liés). En outre, vous pouvez également les télécharger dans l’application elle-même (à partir de janvier 2023).
Comment indiquer la nationalité d'un travailleur intérimaire dans le fichier CSV ?
Téléchargez ici la liste complète des abréviations pour chaque pays. Le tableau comprend également les dénominations de chaque pays existant en français et en néerlandais.
Devons-nous donner des noms spécifiques aux fiches de paie et aux factures pour qu'elles puissent être téléchargées avec succès ?
Lors du téléchargement en masse, il est en effet important de nommer correctement les fiches de paie et les factures. Pour les fiches de paie, vous utilisez un ID intérimaire, par exemple 154879, un trait de soulignement et ensuite un numéro de votre choix. Donc une dénomination correcte dans ce cas serait : 154879_1. Numéro de facture = numéro de dossier. Cette règle ne s'applique pas lorsque vous téléchargez manuellement les documents dans le système, un par un, et que vous pouvez ensuite choisir vous-même la dénomination du document.