Trainyourtemps est l' application en ligne de Travi pour les entreprises de travail intérimaire. Elle vous permet de gérer votre propre budget pour la formation des intérimaires (le fameux droit de tirage individuel), de manière structurée et claire.
Désormais, vous pouvez soumettre 2 types de formation : la formation sur le lieu de travail (on the job) et la formation externe. En tant qu'agence d’intérim, vous pouvez soit remplir les dossiers un par un manuellement dans le système, soit télécharger les données en masse.
Si vous avez des questions, ou si un gestionnaire de dossier n'a pas encore été désigné au sein de votre enseigne, veuillez envoyer un e-mail à trainyourtemps@travi.be.
Vous vous connectez pour la première fois ? Téléchargez ici le guide pas-à-pas.
Pourquoi utiliser l'application en ligne Trainyourtemps ?
On vous donne 3 arguments dans cette courte vidéo !
Budget
Comment le budget octroyé à une agence d'intérim est-il calculé?
Les agences d'intérim cotisent à raison de 0,4% du montant de leur masse salariale brute au Fonds social. Chaque agence devra estimer ce montant chaque année dans l'application. L’année suivante, le Fonds social vérifiera si ce montant est correct et procédera éventuellement à une correction.
Que se passe-t-il si trop peu de dossiers ont été introduits durant la première année ?
Oui, s’il s’avère que, après vérification du budget par le Fonds social, un solde peut être transféré à la 2e année de la période de référence de la CCT, vous pouvez soumettre des dossiers supplémentaires au cours de cette 2e année.
J'ai soumis trop de dossiers par rapport à mon budget disponible. Puis-je obtenir un remboursement de ces dossiers avec les budgets de l'année suivante ?
Oui, vous pouvez le faire, tant que cela reste dans la même période de référence. Par exemple : vous avez soumis une demande pour 150 000 EUR, mais vous n'avez droit qu'à 100 000 EUR pour la première année. Vous ne recevrez donc que 100 000 EUR lors du premier paiement après l'année 1. Cependant, les dossiers soumis en excédent ne sont pas perdus. Sur votre tableau de bord dans Trainyourtemps (budgets et informations sur l'entreprise), une notification concernant votre solde apparaîtra. Dans notre exemple, il s'agit de -50 000 EUR. Vous devrez alors faire vous-même une estimation de votre budget disponible pour l'année 2 (en tenant compte de votre solde). L'excédent des dossiers de l'année 1 sera donc financé par votre budget approuvé pour l'année 2. Attention : cela ne peut pas être fait pour les années qui dépassent la période de référence (CCT).
Quel est le montant maximum que vous pouvez récupérer ?
Différents plafonds ont été fixés en concertation avec les partenaires sociaux. Concrètement, cela signifie que vous pouvez récupérer un salaire horaire maximal de 12,7 euros (multiplié par 1,5), le salaire journalier maximal étant fixé à 152,9 euros. Quant aux coûts de formation externe, le maximum est de 248,6 euros/jour. Enfin, il existe également un remboursement maximal par formation et par travailleur temporaire qui est de 2 310 euros.
Gestion de dossier
Comment se connecter au système ?
Par agence de travail intérimaire, vous disposez de 2 types de login :
- Un login pour le gestionnaire de dossier qui peut tout gérer (soumettre un dossier, déterminer le budget, adapter les informations relatives à l'entreprise) ;
- Un login pour le demandeur de dossier qui peut uniquement soumettre des dossiers dans le système (ne pas déterminer le budget ni adapter les informations relatives à l'entreprise).
Pour les obtenir, il vous suffit d’en faire la demande via trainyourtemps@travi.be.
Toutes les données d’un participant sont-elles obligatoires (sexe - âge - niveau d'étude, p. ex.) ? Le RGPD est-il respecté?
Oui, nous avons besoin de ces données à des fins statistiques, afin de connaître les profils des intérimaires. Une déclaration de confidentialité qui explique pourquoi ces données sont nécessaires, est fournie dans l’application.
Est-il possible d'ajouter des fiches de paie et des factures lors du chargement des dossiers en masse dans le système?
Oui, une fiche de paie (obligatoire pour la formation on-the-job et la formation externe) et une facture (obligatoire uniquement pour la formation externe) sont 2 documents obligatoires. Les deux peuvent être chargés en masse.
Quelle est la différence entre V1, V2, V3 et les 2 nouvelles appellations des formations (on-the-job et externe)?
V1 (formation par un travailleur fixe de l’entreprise) et V2 (formation par l'agence d’intérim) = « formations on-the-job », V3 = formation externe. A partir de 2023, on ne parlera plus que de formation sur le lieu de travail / "on-the-job"ou de formation externe.
Quel est le nombre maximal de jours de formation pour une formation on-the-job?
Il n’y a pas de limitation dans la durée de la formation, mais bien dans le budget de formation (maximum 12,70€ brut/heure * 1,5 avec un maximum de 152,90€ par jour. Pour la formation externe maximum 248,60€ par jour de formation). Cependant, il est important de compléter le salaire réel dans l'application, le système calcule lui-même le montant auquel vous avez droit.
Quelles sont les conditions à remplir pour que les dossiers de formation soient acceptés dans Trainyourtemps ?
Pour être éligible au remboursement, chaque dossier de formation dans Trainyourtemps doit respecter plusieurs conditions :
- Les dates de formation doivent être correctes
Les jours de formation indiqués dans le dossier doivent correspondre aux dates figurant sur la fiche de paie.
- Un dossier par groupe
Un dossier concerne soit un intérimaire, soit un groupe d’intérimaires ayant suivi la même formation ensemble. - Les dates de début de formation doivent être identiques dans un même groupe
Si vous créez une formation générale et la liez à plusieurs intérimaires ayant des dates de début différentes, le dossier sera refusé.
Questions sur l’import
Devons-nous donner des noms spécifiques aux fiches de paie et aux factures pour qu'elles puissent être téléchargées avec succès ?
Lors du chargement en masse, il est en effet important de nommer correctement les fiches de paie et les factures.
Pour les fiches de paie, vous utilisez : trainingCaseid_traineeid_suivi d’un chiffre de votre choix.
Une dénomination correcte serait donc, dans ce cas : 154879_26987_1.
Pour les factures, le nom de fichier doit être : trainingCaseid_traineeid (dans ce cas 154879_26987).
Cette règle ne s’applique pas lorsque vous chargez les documents manuellement, un par un, dans le système : dans ce cas, vous pouvez choisir librement le nom du document.