Travi werft aan... Word jij onze nieuwe collega?

Wij zoeken een administratieve rots in de branding, een tweetalige spring in't veld, een enthousiaste rechterhand voor onze directeur en een communicatieve duizendpoot, of kortweg... een nieuwe "office coördinator (m/v/x)"
Of jij de geknipte kandidaat bent, dat lees je in de vacature hieronder.

Aangesproken? Stuur dan zeker je CV en/of je videopitch naar jocelyn.desreumaux@remove-this.travi.remove-this.be

Functieomschrijving

  • Als spilfiguur binnen het team sta je in voor het office beheer van Travi
  • Je bent het aanspreekpunt voor uitzendbedrijven en partners en je filtert de inkomende e-mails en oproepen.
  • Je ontvangt bezoekers, houdt onze CRM-database up-to-date en maaktrapportages.
  • Je beheert de Travi opleidingsbudgetten van de uitzendbedrijven en fungeert als aanspreekpunt voor hun administratieve en financiële opleidingsvragen.
  • Als rechterhand van de directeur, bied je ondersteuning in de dagelijkse organisatie. Je faciliteert vergaderingen, je treft de nodige voorbereidingen, maakt presentaties op en notuleert. Je bereidt beleidsdocumenten voor, doet opzoekingswerk en verzamelt cijfermateriaal.
  • Je organiseert bestellingen, staat leveranciers te woord, volgt facturatie op.
  • Je maakt deel uit van het communicatieteam binnenTravi en bent verantwoordelijk voor het beheer van de website, e-nieuwsbrieven en social media.
  • Uitzonderlijk ga je op verplaatsing. Je werkuren zijn doorgaans regelmatig.

Profiel

  • Je bent vlot tweetalig (NL – FR) en hebt bij voorkeur ook een goede kennis van het Engels.
  • Je hebt ervaring in Office Management.
  • Het label "duizendpoot" past helemaal bij jou, en als "kameleon" weet je je dan ook snel aan te passen aan verschillende contexten en materies.
  • Je schakelt vlot tussen routinematige taken en opdrachten die je creatieve inbreng vragen.
  • Ervaring in (interne/externe) communicatie is mooi meegenomen.
  • Je bent in je element als zaken nauwkeurig afgehandeld zijn.
  • Je beschikt minstens over een bachelor werk- en denkniveau.
  • Je hebt een uitstekende kennis van Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Een goede kennis van een CRM pakket is een extra troef, maar geen must.Social media beheren kent voor jou geen geheimen.
  • Het is belangrijk om open te staan voor innovatie, en de waarden van de organisatie te onderschrijven: verbinding, dynamisme, integriteit en transparantie.

Herken jij je in de onderstaande attitudes en competenties? Dan ben je voor ons de geknipte kandidaat.

  • Proactiviteit
  • Flexibiliteit
  • Communicatievaardigheden
  • Verantwoordelijkheid
  • Nauwgezetheid
  • Loyaliteit
  • Autonomie

Jobgerelateerde competenties

  • Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
  • Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
  • Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
  • Professionele informatie en reglementering bijwerkenDocumenten archiveren en klasseren
  • Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
  • Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiserenTelefonische oproepen en bezoekers filteren
  • Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellenDe leveringen controleren
  • Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
  • Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Persoonsgebonden competenties

  • Zelfstandig werken
  • Creatief denken (Inventiviteit)
  • Zin voor nauwkeurigheid hebben
  • Contactvaardig zijn
  • Plannen (= ordenen)
  • Samenwerken als hecht team
  • Klantgerichtheid
  • Regels en afspraken nakomen
  • Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
  • Resultaatgerichtheid

Aanbod

  • Een job in een dynamische sectororganisatie

  • Een job vol uitdagingen en variatie

  • Een open sfeer, vlotte omgang onder collega’s en no-nonsense houding

  • Een evenwichtige mix tussen telewerk en een kantoorjob op de prachtige en vernieuwde site van Tour & Taxis

  • Een contract onbepaalde duur met marktconforme verloning, maaltijdcheques en hospitalisatieverzekering.

  • Een goed uitgewerkte opleiding en onboarding van alle collega’s (werking van de uitzendsector, lopende projecten, Microsoft Dynamics CRM-systeem, social media, …)

  • Lekkere koffie / thee, en nu en dan eens een taartje …

 

 

Sta jij na het lezen van deze vacature te popelen?

Stuur dan je kandidatuur naar